امساك الدفاتر

يحتاج أي نظام محاسبي إلى آلية لجمع البيانات عن العمليات التي تقوم بها الوحدة، ثم تسجيلها وتحويلها إلى شكل ذات دلالة ومعنى وقابل للاستخدام، ويتم ذلك من خلال مجموعة من القواعد والمبادئ والمفاهيم المحاسبية، وهذه الآلية هي ما يصطلح عليها في المحاسبة بـ"مسك الدفاتر".

ومسك الدفاتر باستخدام النشاط الكتابي اليدوي بالمستندات والملفات والدفاتر هو ما يعرف بـ"نظام مسك الدفاتر يدوياً"، لكن إذا استخدمت الوسائل الالكترونية في مسك الدفاتر فإن النظام يوصف في هذه الحالة بـ"نظام مسك الدفاتر إلكترونياً"، وعلى هذا الأساس فإن نظام مسك الدفاتر يتصف بالوسيلة، فإذا كانت الوسيلة المستخدمة هي العنصر البشري فإن النظام يكون يدوياً" لكن إذا استخدمت الوسائل الإلكترونية فإن النظام يكون إلكترونياً.

والوسيلة المستخدمة في إنجاز مراحل نظام مسك الدفاتر لا تؤثر على مراحل أو عمليات التشغيل للبيانات والتي يقوم بها النظام، بمعنى أنها لا تغير أو تبدل في هذه المراحل ولا من القواعد أوالمبادئ والمفاهيم التي تحكم التشغيل خلال هذه المراحل، ولكنها قد تؤدي فقط في النظام الالكتروني إلى إدماج بعض العمليات وليس إلغاؤها، فمرحلة التسجيل والترحيل قد تتم في عملية واحدة في النظام الإلكتروني، بينما تتم بطريقة منفصلة في النظام اليدوي، كما أن التحول من استخدام النظام اليدويإلى النظام الإلكتروني هو فقط بقصد الاستفادة من التطور التكنولوجي فيإنجاز مراحل تشغيل البيانات، بهدف السرعة والدقة وتخفيض تكلفة التشغيل.

هناك نظامان أساسيان لمسك الدفاتر، "نظام الدفاتر يدوياً"، و"نظام مسك الدفاتر إلكترونياً" ومنالمهم هنا أن أتطرق إلى مسك الدفاتر يدوياً، نظراً للأهمية كونها تمثلالأساس لعمل المحاسب، والذي يجب أن يعرف آلية عمل ذلك.

إن نظام مسك الدفاتر يدوياّ يعمل من خلال إنجاز عدد من المراحل أو الخطوات، والتي يشار إليها بدورة تشغيل البيانات المحاسبية، وهذه الدورة تنقسم إلى المراحل التالية:-

1- إنشاء البيانات:- وتنشأ المادة الخام لتشغيل البيانات على أشكال مختلفة، وغالبا ما يشار إليها بالمستندات الأساسية، وهذه البيانات يمكن أن تحملها المستندات في شكل كتابة باليد أو مطبوع، وعلى سبيل المثال فإن بيانات الوقت عن العمل يمكن أن تكون مكتوبة باليد بواسطة كاتب الأجور، وتتضمن الأمثلة الأخرى للمستندات فواتير الشراء وفواتير البيع و أوامر الشراء وأوامر البيع وطلبات المواد، وترجع أهمية المستندات كوعاء للبيانات إلى أنها توفر دليلاّ على حدوث العمليات، كما أنها تمثل أساساً للعمليات التالية في تشغيل البيانات.

2- تسجيل البيانات:- في نظام مسك الدفاتر يدوياّ يتم التسجيل بالقيد اليدوي في دفتر اليومية ويشمل تسجيل البيانات عدة خطوات تتلخص في الاختيار والتبويب والترحيل والإعداد والتحقق، وتعني مرحلة الاختياراختيارالبيانات الهامة التي تسجل واستبعاد البيانات التي ليس هناك حاجه لتسجيلها، أما مرحلة التبويب فإنها تركز على تحديد صفة عامة تستخدم كأساس لضم البيانات في مجموعات مشابهه وبالتالي تبويبها إلى مستويات ويمكن أن تثبت البيانات على أساس مستوى الإنتاج أو الأقسام أو المناطق الجغرافية، والترحيل هو وسيلة لتحويل البيانات من شكل تسجيلي إلى شكل تسجيلي آخر والترحيل يمكن أن يغير في شكل البيانات المسجلة ولكنه لا يغير في طبيعتها ومثال ذلك  الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ، ويقصد بإعداد البيانات: العمليات التي تعد علىأساسها البيانات لعرضها أو توزيعها على أكثر من مستخدم أو أكثر من استخدام في المراحل المختلفة لدورة التشغيل، أما عملية التحقق فيقصد بها الوظيفة الأساسية للتأكد من اكتمال كل عمليات التسجيل دون خطأ، وأن كل البيانات دخلت وبدقة وميزان المراجعة هو مثال ذلك.

3- معالجة البيانات:- إن الهدف الأساسي لمعالجة البيانات هو تحويلها من الشكل الذي تم تسجيلها فيه، إلى شكل أكثر فائدة أو منفعة، ويتم هذا التحويل عن طريق ترتيب البيانات والمقارنة والتحليل وإجراء العمليات الحسابية والمنطقية والتلخيص، الذي يؤدي إلى إجماليات توفر مؤشراً لقيم فردية أو قيم مقارنة لمستويات مختلفة من البيانات.

4-إعداد التقارير:- تعرف المعلومات الناتجة عن عملية تشغيل البيانات بالمخرجات وهي تتضمن قوائم وتقارير مثل حساب الأرباح والخسائر والميزانية وتحليل المبيعات والمخزون، وهذه القوائم والتقارير تمثل وسائل المخرجات التي تعرض من خلالها المعلومات للمستخدم.

5- توصيل البيانات:- يتمثل في نقلها من نقطة إلى أخرى خلال دورة التشغيل، وبمعنى آخر تسليم النتائج النهائية للمستخدم، ويتم ذلك في نظام مسك الدفاتر يدوياً من خلال الكشوف أو القوائم المكتوبة.

6-تخزين البيانات:-  عند اكتمال دورة التشغيل للبيانات فإن المعلومات يجب أن تخزن من أجل إمكانية استرجاعها عند الحاجة إليها ويجب أن يصمم نظام التخزين بطريقة تيسر إمكانية الحصول على البيانات التي يحتاج إليها في أي وقت وأن يكون هناك نظام أمن لحماية هذه البيانات. في نظام مسك الدفاتر يدوياً ، يتم إنجاز دورة تشغيل البيانات من خلال مجموعة من الدفاتر والسجلات تختلف في تصميمها حسب الطريقة التي تستخدم لتنظيم هذه الدفاتر.

وهناك عدد من الطرق التي تصمم على أساسها الدفاتر المحاسبية ومنها:-

1- الطريقة الإيطالية:- تتكون هذه الطريقة من مجموعة من المستندات التي تستخدم كأساس للقيد في الدفاتر المحاسبية وهذه الدفاتر تتكون من دفترين أساسيين يعتمدان بالطبع علي نظرية القيد المزدوج هما دفتر اليومية العامة ودفتر الأستاذ العام وهو يستخرج منه موازين المراجعة بالمجاميع و الأرصدة و الذي يستخدم في إعداد الحسابات الختامية وقائمة المركز المالي.

    ويمكن تلخيص مراحل العمل المحاسبي في الطريقة الإيطالية فيما يلي:

1- تحليل المستندات إلى أطرافها المدينة والدائنة وفقاً لنظرية القيد المزدوج ثم إثباتها بدفتر اليومية العامة حسب تسلسلها التاريخي.

2-  ترحيل أطراف المعاملات من دفتر اليومية العامة إلى الحسابات الخاصة بدفتر الأستاذ العام لتحديد مراكز الحسابات.

3- إستراج موازين المراجعة بالمجاميع والأرصدة من دفتر الأستاذ العام.

4-  إعداد الحسابات الختامية وقوائم المركز المالي من ميزان المراجعة.

2- الطريقة الفرنسية:- تختلف الطريقة الفرنسية عن الطريقة الإيطالية في نوع وعدد الدفاتر المستخدمة وليس في الغرض النهائي منها أو طريقة القيد .

فكلا من الطريقتين الهدف النهائي منهما هو تسجيل كافة معاملات الشركة بشكل منظم يمكن من إستخراج الحسابات الختامية وقوائم المركز المالي.

الطريقة الفرنسية يطلق عليها الطريقة المركزية أو طريقة اليوميات المساعدة لإنها تستبدل دفتر اليومية العام المستخدم في الطريقة الإيطالية بعدد من الدفاتر اليومية المساعدة بالإضافة الى دفتر يومية مركزي وعدد من الدفاتر المساعدة يتوقف على حجم النشاط ومدى تكرار العمليات فهنالك دفتر النقدية ودفتر يومية المبيعات الآجلة ودفتر يومية أوراق القبض وهكذا والعمليات التي لا تكرروالتي ليس لها دفاتر مساعدة يتم قيدها بدفتر اليومية العامة المركزي أولاً بأول.

ويمكن تلخيص الطريقة الفرنسية فيما يلي:

1- تستخدم عدة دفاتر يومية مساعدة لقيد العمليات.

2- في نهاية كل فترة معينة يتم ترحيل مجاميع كل دفتر بقيد مركزي واحد الى دفتر اليومية العامة.

3- يتم ترحيل مفردات اليوميات الماسعدة أولا أول الى دفاتر الأستاذ المساعدة.

4-  ترجل أطراف القيود المركزية بدفتر اليومية المركزية أو العامة الى الحسابات الإجمالية المختصة بدفتر الأستاذ العام. 

5- إستخراج ميزان المراجعة بالمجاميع والأرصدة من دفتر الأستاذ العام.

6- مطابقة مجموع أرصدة الحسابات بكل دفتر أستاذ مساعد مع رصيد الحسابات بدفتر الأستاذ العام، أي على سبيل المثال مجموع أرصدة حسابات العملاء بأستاذ مساعد العملاء مع رصيد حساب إجمالي العملاء بالأستاذ العام.

3-الطريقة الإنجليزية:- تعتمد هذه الطريقة على نفس فكرة الطريقة الفرنسية في إمساك دفاتر نوعية لكل مجموعة من العمليات المتجانسة، وطبقاً لهذه الطريقة يمسك  مجموعتين من الدفاتر مجموعة دفاتر اليومية ومجموعة دفاتر الأستاذ.

الطريقة الإنجليزية تشبه الطريقة الفرنسية في كثير من الدفاتر ولكنها تختلف معها فيما يلي:

1.   لا يوجد دفتر يومية عامة في الطريقة الإنجليزية أي أن الدفاتر المساعدة هي دفاتر أصلية.

2.   تستخدم الطريقة الإنجليزية دفتر يسمى دفتر العمليات الأخرى ويسجل به كافة العمليات التي لا تدرج بالدفاتر الأخرى.

3.   في نهاية كل فترة معينة يتم ترحيل أطراف المجاميع بصفحات اليوميات المتعددة إلى دفتر الأستاذ العام ويتم ترحيل قيود اليومية بالدفاتر أولاً بأول إلى دفاتر الأستاذ المساعدة.

4.   يتم الإستغناء عن حسابات النقدية والبنك والمصروفات النثرية بدفتر الأستاذ العام حيث يتم عمل دفتر يومية وأستاذ في نفس الوقت لهذه الحسابات.

وفيما عدا هذه الاختلافات فإن الطريقة الإنجليزية تشبه الطريقة الفرنسية في أنواع الدفاتر وطريقة إستخدامها.

4-الطريقة الأمريكية:-  تقوم على فكرة اختصار الدفاتر المحاسبية، حيث يخصص دفتر واحد لليومية والأستاذ في نفس الوقت، وتقسيم هذا الدفتر إلى جانبين أحدهما لليومية والآخر لحسابات الأستاذ، ويشتمل جانب الحسابات على خانات تحليلية تخصص كل خانة لحساب معين، وتنقسم إلى جانبين أحدهما مدين والأخر دائن، وتمسك الدفاتر على أساس قاعدة القيد المزدوج حيث يتم التسجيل في دفتر اليومية ويتم الترحيل إلى حسابات الأستاذ بنفس الدفتر.